Politique de confidentialité

Le Musée royal de l'Ontario ("ROM", "nous" ou "notre") s'engage à protéger les informations personnelles qui lui sont confiées par l'ensemble de ses visiteurs (y compris les visiteurs professionnels), donateurs, sponsors, membres et bénévoles (collectivement, les sympathisants). À ce titre, nous nous conformons aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (Ontario) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et nous respectons les principes de la Charte des droits du donateur élaborée par l'Association of Fundraising Professionals. ROM emploie des mesures administratives et techniques raisonnables pour assurer la sécurité de toutes les informations personnelles qu'il recueille et notre système de traitement des cartes de crédit est conforme aux normes de l'industrie des cartes de paiement (Payment Card Industry).

Nous apprécions la confiance de nos sympathisants et reconnaissons que le maintien de cette confiance exige que nous soyons transparents et responsables dans la manière dont nous traitons les informations qui nous sont fournies par nos sympathisants. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont ROM recueille, utilise et partage les informations personnelles de ses sympathisants. Lorsque nous utilisons le terme "informations personnelles", nous faisons référence aux informations concernant une personne identifiable ; toutefois, les "informations personnelles" ne comprennent pas les coordonnées professionnelles ou certaines informations accessibles au public. Cette politique s'applique à ROM et à toute autre personne fournissant des services en notre nom. Une copie de cette politique sera fournie sur demande.

Les informations personnelles sont collectées lorsqu'un supporter nous les fournit volontairement, par exemple en achetant des billets pour une exposition, en s'inscrivant à un programme, en faisant un don, en s'engageant avec nous sur les médias sociaux, en participant à un concours ou en s'abonnant à notre bulletin d'information électronique.

Voici quelques exemples d'informations personnelles que nous recueillons sur nos sympathisants.

coordonnées (y compris salutation, nom, titre professionnel, nom de la société, adresse personnelle et professionnelle, numéro de téléphone et adresse électronique)
le type d'abonnement ROM acheté et les coordonnées du titulaire principal et du titulaire secondaire de la carte d'abonnement
le nombre et le type de billets achetés, y compris si des billets ont été achetés pour l'une de nos expositions spéciales
les informations de paiement (telles que le numéro de la carte de crédit, la date d'expiration et le CVV à trois chiffres)
l'historique des visites et la participation aux programmes
les images des visiteurs du ROM, prises par nos caméras de sécurité
des informations médicales détaillées sur les participants à nos camps et programmes pour enfants
la valeur de tout don, parrainage, subvention et cotisation de bénévole
le statut du bénévole (actif ou inactif)
l'âge, le sexe, la situation matrimoniale ou familiale.

Afin de mieux comprendre nos visiteurs et d'améliorer leur expérience sur notre site web, le site ROM recueille des données en utilisant des services tels que Google Analytics) ; aucune information personnelle n'est recueillie par le biais de ces outils qui permettraient à ROM d'identifier des individus. Pour plus d'informations sur Google Analytics, veuillez consulter : www.google.com/policies/privacy/partners/. Nous recueillons également des informations sur les taux d'ouverture des courriels et les taux de clics afin de déterminer si les communications électroniques de ROM sont efficaces.

Lorsque vous visitez notre site, nous pouvons stocker certaines données sur votre ordinateur sous la forme d'un "cookie". Un "cookie" est un petit morceau de texte qu'un site web place dans le fichier cookie de votre navigateur et qui permet à notre site de reconnaître votre ordinateur personnel lors de votre prochaine visite. Les cookies en eux-mêmes ne nous indiquent pas votre adresse électronique et ne vous identifient pas personnellement. Les cookies ne peuvent pas être utilisés pour exécuter des programmes ou transmettre des virus à votre ordinateur. Votre navigateur Web peut être configuré pour accepter ou rejeter les cookies. Veuillez noter que la désactivation des cookies peut entraîner une réduction de la disponibilité des fonctionnalités de notre site ou que certaines parties de notre site peuvent ne plus fonctionner correctement. Politique en matière de cookies.

ROM peut faire appel à des tiers pour collecter de manière anonyme des données sur notre site web à des fins de marketing (par exemple, des publicités). Les utilisateurs de notre site ne seront pas personnellement identifiés par ces données et ROM ne voit aucune donnée ou information de contact au niveau individuel. Ces tiers peuvent inclure, sans s'y limiter, Facebook et/ou Twitter. Vous pouvez adapter vos paramètres de confidentialité pour limiter la collecte d'informations personnelles.

Nous utilisons les informations personnelles pour

communiquer avec nos donateurs au sujet de nos expositions, programmes, événements, offres, projets de collecte de fonds et autres initiatives spéciales
communiquer avec les visiteurs sur leur expérience au ROM
contacter les sympathisants pour déterminer s'ils souhaitent devenir membres du ROM et traiter les adhésions et les renouvellements d'adhésion
contacter les sympathisants dans le cadre des efforts de collecte de fonds pour le ROM et traiter les dons, les parrainages ou les subventions
contacter les sympathisants pour déterminer s'ils souhaitent acheter des billets pour un événement de collecte de fonds et procéder à l'achat des billets et aux inscriptions correspondantes
contacter les sympathisants pour leur proposer de devenir bénévoles au sein du ROM et inscrire les personnes intéressées en tant que bénévoles
maintenir une base de données solide des membres actuels et passés du ROM
fournir les informations demandées sur nos programmes et événements
contacter les sympathisants en cas d'incident de sécurité au sein du ROM susceptible de concerner ou d'affecter le sympathisant.

Un sympathisant peut refuser de recevoir des communications de notre part en contactant notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent dans la rubrique "Nous contacter".

En tant que partenaires partageant une mission commune, le ROM partage certaines informations personnelles sur ses sympathisants (salutation, nom, adresse, titre professionnel, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique) avec la Fondation du Musée royal de l'Ontario (la "Fondation") afin que la Fondation puisse contacter les sympathisants pour savoir s'ils sont intéressés à devenir membres ou donateurs du ROM ou de la Fondation. ROM et la Fondation ont conclu un accord de partage et de protection des données en vertu duquel la Fondation s'engage à préserver la confidentialité des renseignements personnels des sympathisants et à se conformer à la politique de protection de la vie privée de ROM et à toutes les lois applicables en la matière.

Dans certains cas, ROM fait appel à des fournisseurs tiers pour des services qu'il ne serait pas pratique ou rentable de fournir soi-même. Certains des services que ROM confie à un fournisseur tiers comprennent, sans s'y limiter, les suivants

le traitement des cartes de crédit
l'analyse des bases de données
programmes de collecte de fonds par téléphone
la mise à jour de notre base de données

Dans tous les cas, le fournisseur tiers est contractuellement tenu de se conformer à la politique de confidentialité de ROM et à toutes les lois applicables en matière de confidentialité et de maintenir la confidentialité de toutes les informations personnelles que ROM lui fournit. Les contrats conclus avec les fournisseurs tiers exigent également qu'ils prennent des précautions raisonnables pour protéger les informations personnelles sous leur contrôle et qu'ils détruisent ces informations personnelles à la fin des services qu'ils fournissent à ROM. Les informations personnelles envoyées entre ROM et les fournisseurs tiers sont transférées à l'aide de protocoles de transfert de fichiers sécurisés et protégés par mot de passe.

Lorsqu'un membre a donné son accord, nous pouvons partager ses coordonnées avec d'autres entités à but non lucratif au Canada. Dans ce cas, ROM communique les coordonnées d'un membre à une agence de publipostage tierce. Le fournisseur tiers communique avec le membre de ROM au nom de l'autre entité à but non lucratif. L'autre entité à but non lucratif ne reçoit les coordonnées que si le membre de ROM répond à la communication et s'engage directement avec elle. Dans tous les cas, la société de publipostage tierce est contractuellement tenue de respecter la politique de confidentialité de ROM et toutes les lois applicables en matière de confidentialité et de préserver la confidentialité de toutes les informations personnelles que ROM lui fournit.

Nous recueillons des informations médicales détaillées sur les participants à nos camps et programmes pour enfants. Nous utilisons ces informations uniquement pour offrir à chaque campeur une expérience de haute qualité, répondre à tout besoin d'intégration et gérer tout problème de santé potentiel. Nous ne partageons pas ces informations personnelles avec des tiers, sauf (i) si la loi l'exige ou (ii) en cas d'urgence médicale où la divulgation est limitée au personnel médical et aux forces de l'ordre.

Afin de garantir un environnement sûr aux visiteurs du ROM, ainsi qu'aux artefacts et objets qui nous sont confiés, le ROM a installé des caméras de sécurité dans l'ensemble du musée. Nous utilisons les images de ces caméras à des fins de sécurité et de prévention des pertes, ainsi que dans le cadre d'enquêtes sur des incidents. En outre, nous pouvons partager ces images avec les forces de l'ordre dans le cadre d'une enquête criminelle.

Le ROM ne vend ni ne loue sa liste de sympathisants à aucune organisation.

Lorsqu'un sympathisant fournit des informations personnelles à ROM, il consent à ce que ROM recueille, utilise et divulgue ses informations personnelles conformément à la présente politique de confidentialité. Un sympathisant peut refuser ou retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses informations personnelles à tout moment en contactant notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent sous la rubrique "Nous contacter". Nous donnerons suite à ces demandes dans les plus brefs délais.

ROM ne conserve les informations personnelles qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et pour se conformer aux lois en vigueur. Lorsque les informations personnelles ne sont plus (i) nécessaires ou pertinentes aux fins identifiées, (ii) requises par les lois en vigueur, ou (iii) nécessaires pour permettre à ROM de maintenir une base de données solide des membres actuels et passés de ROM, ROM prendra des mesures pour que ces informations personnelles soient supprimées, détruites, effacées, agrégées ou rendues anonymes. ROM a recours à des pratiques commerciales raisonnables pour s'assurer qu'elle dispose de pratiques appropriées en matière de sécurité de l'information et de politiques de conservation et de destruction des dossiers pour tous les renseignements personnels dont elle a la charge.

ROM prend des mesures raisonnables pour s'assurer que les informations personnelles qu'elle conserve sur les supporters sont exactes, complètes et à jour. Si un sympathisant s'aperçoit que des informations personnelles le concernant et qui sont sous notre contrôle ne sont pas correctes, veuillez contacter notre Responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent sous la rubrique "Nous contacter".

Les supporters ont le droit d'obtenir une copie des informations personnelles que ROM détient à leur sujet ; si vous souhaitez obtenir une copie de ces informations, veuillez nous contacter. Nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous accorder l'accès ou d'apporter des corrections. En outre, votre droit d'accéder à vos informations personnelles ou de les corriger est soumis à certaines restrictions légales.

Les enfants ne doivent utiliser le site Web de ROM qu'avec l'accord d'un parent ou d'un tuteur. En particulier, un enfant de moins de 13 ans ne doit pas fournir d'informations personnelles à ROM sans l'accord de ses parents ou de son tuteur. Si un parent ou un tuteur apprend que son enfant de moins de 13 ans a fourni à ROM des informations personnelles sans son consentement, il doit immédiatement contacter notre responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent sous la rubrique "Nous contacter", et nous supprimerons ces informations personnelles de notre base de données.

Le responsable de la protection de la vie privée du ROM travaille en étroite collaboration avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de la Fondation afin de se conformer aux principes et aux politiques d'Imagine Canada, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (Ontario).

Si vous avez des questions sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou de sécurité, si vous souhaitez demander l'accès à vos informations personnelles ou leur correction, ou si vous souhaitez ne plus recevoir de communications de notre part à l'avenir, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par courrier, par téléphone ou par courrier électronique :

Musée royal de l'Ontario (ROM)
À l'attention de Alexis Easton, Responsable de la protection de la vie privée
100 Queen's Park
Toronto, ON M5S 2C6
647.262.9784
privacy@rom.on.ca

Nous pouvons réviser notre politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous conseillons de consulter régulièrement notre politique de protection de la vie privée afin de vous tenir au courant de nos pratiques les plus récentes. Nous indiquerons la date d'entrée en vigueur à la fin de chaque version de notre politique de confidentialité.

Date d'entrée en vigueur : 5 janvier 2024